Inkasso uden omkostninger kan lyde som en enkel løsning på ubetalte fakturaer. Om virksomheden får en regning, afhænger dog af, hvad aftalen omfatter. Før du vælger mellem egen opfølgning, en ekstern inkassoaftale og salg af fordringen, skal du kende både betalingsmodellen og betingelserne for den enkelte sag. Betegnelsen gratis fortæller ikke i sig selv, hvem der betaler, hvis inddrivelsen mislykkes, kunden gør indsigelse, eller sagen ender i retten.

Inkasso uden omkostninger kræver en præcis afgrænsning

Begynd med at skelne mellem gratis oprettelse af en sag og et helt forløb uden betaling fra virksomheden. En ordning kan eksempelvis være begrænset til udenretlig inddrivelse, mens yderligere skridt kræver en særskilt aftale. Der er tale om forskellige ydelser, selv om de præsenteres under samme overskrift. Spørg derfor, hvilke handlinger der er inkluderet, hvornår gratisydelsen ophører, og hvad der kan udløse en regning.

En artikel i et nyhedsmedie om inkasso uden omkostninger for virksomheder kan være et udgangspunkt for at undersøge mulighederne, men en medieomtale bør ikke stå alene som beslutningsgrundlag. Bed om de aktuelle aftalevilkår og en skriftlig forklaring på betalingsmodellen. Overvejer du Dansk Inkasso, skal du få bekræftet, hvad tilbuddet omfatter for netop din virksomhed. En generel beskrivelse er ikke en garanti for, at alle sager og alle skridt i forløbet er dækket.

Uden det konkrete tilbud og de tilhørende betingelser kan gratisydelsens præcise rækkevidde ikke fastslås. Afklar især, om oprettelse, breve, telefonisk opfølgning, betalingsaftaler og afslutning uden resultat er omfattet. Brug de skriftligt beskrevne ydelser som grænse for, hvad du regner med at få uden betaling. Retlige skridt eller andre tillægsydelser bør ikke regnes med, medmindre det udtrykkeligt fremgår af aftalen.

Sammenlign egen opfølgning med ekstern hjælp

Egen opfølgning giver virksomheden direkte kontakt med kunden og mulighed for hurtigt at afklare praktiske fejl. En faktura kan være sendt til en tidligere medarbejder, mangle et ordrenummer eller afvente intern godkendelse. I sådanne tilfælde kan en kort henvendelse være mere relevant end straks at sende kravet videre. Til gengæld kræver opfølgningen arbejdstid, faste rutiner og dokumentation. Ellers risikerer sagen blot at flytte fra den ene huskeliste til den anden.

Ekstern hjælp kan være relevant, når rykkere ikke fører til betaling, eller virksomheden har mange udeståender. Sammenlign dog den samlede arbejdsbyrde og ikke kun leverandørens pris. Medarbejderne kan stadig skulle fremskaffe bilag, besvare spørgsmål og godkende betalingsaftaler. Lav eksempelvis et regneeksempel med en faktura på 8.000 kr., og anslå tidsforbruget ved hver løsning. Hold udgiften til intern arbejdstid adskilt fra eventuelle gebyrer, så det fremgår, hvad virksomheden betaler for.

Undersøg hvem der betaler i forskellige forløb

Spørgsmålet er ikke kun, hvad inkassoforløbet koster, men også hvem der bærer udgiften. Bed leverandøren forklare, hvordan betalingen fordeles mellem virksomheden og skyldneren, og hvilke beløb leverandøren beholder. At skyldneren under bestemte betingelser kan pålægges omkostninger, betyder ikke automatisk, at virksomheden aldrig får en regning. Det afhænger blandt andet af aftalen og af, hvilke skridt der bliver taget.

Få konkrete svar for mindst tre forløb: fuld betaling, delvis betaling og ingen betaling. Spørg også, hvad der sker, hvis kunden betaler direkte til virksomheden efter overdragelsen. Aftalen kan indeholde særlige bestemmelser om afregning i den situation. Dem skal du kende på forhånd.

Sammenlign tilbud ud fra det beløb, virksomheden får udbetalt, og eventuelle krav om betaling bagefter. En lav oprettelsespris siger meget lidt, hvis andre udgifter først viser sig senere. Bed også om at få beregningsmetoden forklaret med tal. Så kan du kontrollere, om en eventuel provision beregnes af hovedstolen, det inddrevne beløb eller et andet grundlag.

Kontrollér dokumentation og kundens eventuelle indsigelser

Inden overdragelsen bør du kontrollere, at virksomheden kan dokumentere kravet. Fakturaen er en del af materialet, men aftalegrundlag, ordrebekræftelse, leveringsoplysninger og korrespondance kan også få betydning. Undersøg desuden, om kunden allerede har klaget over leverancen, bestridt prisen eller oplyst, at der er betalt. Et krav, som parterne reelt er uenige om, kræver en anden vurdering end en faktura, kunden blot ikke har reageret på.

Spørg inkassoleverandøren, hvordan indsigelser håndteres, og om arbejdet med dem er inkluderet i aftalen. Nogle spørgsmål kan afklares med et manglende bilag. Andre kræver en nærmere vurdering af aftalen mellem parterne. Få samtidig afklaret, hvem der kontrollerer, at nødvendige varsler og frister er overholdt, før sagen går videre.

Skal din virksomhed selv levere eller kontrollere bestemte oplysninger, bør ansvarsfordelingen fremgå tydeligt. Ellers kan du komme til at vælge ud fra en pris, der forudsætter et mere færdigt sagsmateriale, end virksomheden har. Bed gerne om en liste over de nødvendige dokumenter, så mangler kan afklares inden overdragelsen.

Adskil udenretlig inkasso fra retlige skridt

En aftale om udenretlig inkasso omfatter ikke nødvendigvis behandling gennem retssystemet. Derfor skal du kende grænsen mellem den almindelige opfølgning og de næste mulige skridt. Retlig behandling kan medføre retsafgifter og betaling for yderligere bistand. De relevante udgifter afhænger af sagens karakter og det valgte forløb. Bed om et særskilt overslag frem for at støtte dig til en generel prisoplysning.

Aftal samtidig, at leverandøren skal indhente din godkendelse, før der sættes handlinger i gang, som virksomheden skal betale for. Godkendelsen bør bygge på de forventede udgifter, dokumentationen og oplysninger om skyldnerens situation, når de foreligger og lovligt kan bruges. Et dokumenteret krav er ikke det samme som sikker betaling.

Sammenlign derfor også omkostningerne ved at stoppe sagen med omkostningerne ved at fortsætte. Ved et mindre udestående kan yderligere udgifter få stor betydning for resultatet, selv om virksomheden mener at have et klart krav. Få præciseret, om et overslag dækker hele det foreslåede skridt, og hvornår leverandøren skal bede om en ny godkendelse.

Læs vilkår om binding og salg af fordringen

Valget står ikke kun mellem forskellige inkassoleverandører. Salg af fordringen er en anden model, hvor virksomheden overdrager kravet mod en aftalt betaling. Det adskiller sig fra en inkassoaftale, hvor en leverandør forsøger at inddrive kravet på virksomhedens vegne. Ved et salg skal du undersøge købsprisen og eventuelle betingelser om tilbagekøb eller tilbagebetaling. Hurtig afregning fortæller ikke i sig selv, hvor meget risiko virksomheden har overdraget.

Ved en løbende inkassoaftale bør du især læse bestemmelserne om opsigelse, eneret og tilbagekaldelse af sager. Kan du fortsat indgå en betalingsaftale direkte med kunden? Koster det noget at trække sagen hjem? Er virksomheden bundet til at overdrage alle nye restancer? Svarene har betydning for både økonomien og den daglige håndtering af kunderne.

Sammenlign også adgangen til statusoplysninger og tidspunktet for afregning af indbetalte beløb. En aftale uden oprettelsesbetaling kan stadig være upraktisk, hvis virksomheden mister den ønskede kontrol over kundekontakten eller ikke kan afslutte samarbejdet på acceptable vilkår. Undersøg derfor både vilkårene for den enkelte sag og betingelserne for selve samarbejdet.

Er inkasso uden omkostninger altid gratis for virksomheden?

Nej, betegnelsen alene afgør ikke, om virksomheden kan få udgifter. Den konkrete aftale kan skelne mellem oprettelse, udenretlig behandling, håndtering af indsigelser og retlige skridt. Betalingsvilkårene kan også afhænge af, om kunden betaler hele beløbet, en del af det eller slet ingenting.

Bed om en skriftlig afgrænsning af de ydelser, virksomheden ikke betaler for, og de situationer, der falder uden for ordningen. Afklar desuden, om leverandøren kan kræve betaling ved direkte indbetaling, tilbagekaldelse eller ophør af samarbejdet. Brug samme tænkte sagsforløb hos hver leverandør, og bed om den samlede afregning i kroner. Det viser forskellen mellem et tilbud uden startbetaling og et tilbud uden senere udgifter inden for det aftalte forløb.

Hvad bør du spørge Dansk Inkasso om før overdragelsen?

Bed Dansk Inkasso om de gældende vilkår og en konkret bekræftelse på, om din faktura kan behandles under den tilbudte ordning. Få oplyst, hvilke dokumenter virksomheden skal levere, og hvilke forhold der kan betyde, at sagen kræver en anden aftale eller særskilt betaling. Hvis du tager udgangspunkt i omtalen i et nyhedsmedie, så bed om at få præciseret, hvordan den beskrevne gratisydelse afgrænses i de aktuelle vilkår.

Spørg derefter, hvordan beløb afregnes ved fuld betaling, delbetaling og betaling direkte til virksomheden. Afklar, hvem der godkender betalingsaftaler, og hvordan du får besked, hvis kunden gør indsigelse. Få også fastlagt proceduren, hvis leverandøren foreslår retlige skridt med mulige udgifter.

Bed endelig om skriftlige svar på, hvordan sagen kan afsluttes eller tilbagekaldes, om det udløser betaling, og hvornår indbetalte midler bliver udbetalt. Få eventuelle opsigelsesfrister og afregningsfrister angivet konkret, så virksomhedens medarbejdere ved, hvornår de skal reagere, og hvornår de kan forvente pengene på kontoen.